Het denkkader van de zeven bouwstenen biedt een houvast om systematisch te werk te gaan bij het organiseren van adequate en efficiënte werkwijzen voor zowel reguliere als ongewone ‘gevallen’ en om goede condities te scheppen voor medewerkers om deze werkwijzen toe te passen. Hoewel de bouwstenen zicht geven op ‘wat’ van belang is om een goed samenspel tussen reguliere dienstverlening en maatwerk te organiseren, is de vraag ‘hoe’ je dat in de praktijk aanpakt daarmee nog niet beantwoord.
Wij spraken in de afgelopen maanden met bestuurders, leidinggevenden en professionals uit diverse organisaties in het publieke en semi-publieke domein over hoe dit samenspel in hun eigen organisatie is vormgegeven en wat hun ervaringen daarbij zijn.
De interviews geven een rijk beeld van ‘hoe’ je handen en voeten kunt geven aan het omgaan met situaties die afwijken van de reguliere standaarden en werkprocessen. Als je door de oogharen naar de verhalen kijkt, tekenen zich een aantal organiseerprincipes af die sterk in lijn zijn met de vijf principes van Semco Style. Het gedachtengoed van Semco Style is gebaseerd op de filosofie van Ricardo Semler, een Braziliaans topondernemer die zijn organisaties leidde met vertrouwen in het eigenaarschap en verantwoordelijkheid van zijn medewerkers als vertrekpunt.
Het eerste principe is vertrouwen. In de interviews komt vertrouwen vaak terug: benader de professional als een volwassene en geef de verantwoordelijkheid om buiten het reguliere systeem zelfstandig keuzes te maken wanneer dat nodig is. Echter, verantwoordelijkheid en vertrouwen geven is een noodzakelijke, maar niet een voldoende voorwaarde. Dat komt treffend naar voren in het interview bij RIWIS, een zorg- en welzijnsorganisatie. Joost Harkink, bestuurder RIWIS: “Als je meer verantwoordelijkheid geeft aan professionals, dan moet je ook meer kracht hebben om die verantwoordelijkheid te nemen”.
Een ander aspect van vertrouwen is het verkleinen van de machtsafstand
Je hebt als leiding dus te investeren in de randvoorwaarden om verantwoordelijkheid te kunnen nemen. RIWIS maakt dit onder meer concreet door de professionals inzicht te geven in de business-informatie. Je hebt immers de juiste en volledige informatie nodig om besluiten te nemen over je eigen werk en je als professional te kunnen verantwoorden. Bij RIWIS is eerst de administratieve organisatie op orde gebracht, zodat de teams het juiste gereedschap in handen hadden, als randvoorwaarde om verantwoordelijkheid te nemen.
Een ander aspect van vertrouwen is het verkleinen van de machtsafstand. Soms is de hiërarchie in een organisatie belemmerend om afwijkingen bespreekbaar te maken. Een mooi voorbeeld van het verkleinen van de machtsafstand is te zien bij Garage De Bedoeling van de SVB. Voordat een casus wordt besproken in de Garage trekt iedereen, ongeacht de functie, eenzelfde kleur overall aan. Dat creëert een context waar elk perspectief van belang is, ongeacht je rang of stand binnen de organisatie.
