Vijf waterschappen in Oost-Nederland, Groot Salland, Reest en Wieden, Rijn en IJssel, Vechtstromen en Zuiderzeeland, willen intensiever met elkaar samenwerken in het kader van de ambitie om het waterbeheer doelmatiger te organiseren. WagenaarHoes heeft dit project begeleid en ondersteund.
Bedrijfsvoering verbeteren, kwetsbaarheid verminderen en kosten besparen
Samen met de medewerkers van de waterschappen zijn in de eerste fase businesscases opgesteld. Deze hebben de directies en de besturen vertrouwen gegeven dat de waterschappen door samen te werken in ‘virtuele shared services’ de kwaliteit van hun bedrijfsvoering kunnen verbeteren, kwetsbaarheid kunnen verminderen en kosten kunnen besparen. Vervolgens zijn – opnieuw samen met de betrokken medewerkers, interne klanten en managers – de gezamenlijk te leveren diensten, producten, werkprocessen, normen en randvoorwaarden in businessplannen uitgewerkt. Ook is een besturingsmodel ontwikkeld en zijn de juridische aspecten (m.n. aanbestedingsrechtelijk, fiscaal en staatssteun) in kaart gebracht.
Professionals centraal in de samenwerking
Het resultaat is een innovatieve shared services samenwerking, waarbij de deelnemers vanuit de bestaande organisaties en met behoud van ieders bestuurlijke autonomie, gezamenlijk diensten leveren aan elkaar. Doel is om in netwerkverband elkaars deskundigheden optimaal te gebruiken bij het efficiënt realiseren van kwaliteit.
Innovatief is de wijze van organiseren waarbij de professionals, die de bestuurlijke opdracht moeten realiseren, centraal staan. In eerste instantie wordt op vier werkgebieden samengewerkt: ICT, Inkoop, Personele zaken en (primair proces) Zuiveren.
Hoe virtueel samen te werken?
Als projectleider heeft WagenaarHoes het plan van aanpak voor zowel de verkennende fase (businesscases en contouren samenwerkingsmodel), de voorbereidingsfase (businessplannen) en de projectstructuur opgesteld, en de werkzaamheden van de verschillende projectgroepen gecoördineerd en ondersteund. Naast de werkgroepen die de businesscases, businessplannen en het besturingsmodel hebben ontwikkeld, betrof dat ook de regiegroep (de secretaris-directeuren) en de afstemming met de ondernemingsraden en de besturen. In de transitiefase vond de overdracht van de algehele coördinatie plaats. WagenaarHoes bleef in de transitiefase betrokken als adviseur voor de regiegroep, de interne kwartiermaker en de coördinatoren en bij onder meer het inregelen van de P&C-cyclus.
Meer weten over shared services samenwerking? Neem contact op met onze adviseurs of secretariaat@wagenaarhoes.nl
