Door Gert Boeve en Alinda van Bruggen
Leerlingen die uitvallen doordat onderwijs en jeugdhulp niet tot goede hulp komen; dat wil iedereen voorkomen. Alhoewel partijen elkaar vaak vinden in passende oplossingen, komt hulp soms niet van de grond. Dan zijn andere ingrepen noodzakelijk. In deze situaties blijkt meer nodig te zijn: zo zijn de ‘doorbraaktafels jeugdhulp en passend onderwijs’ geboren. Ze bestaan overal, maar daarmee is succes nog niet gegarandeerd.…
In 2020 hebben de samenwerkingsverbanden Primair Onderwijs en Voortgezet Onderwijs en de vijf gemeenten in de regio Zuidoost Utrecht de keuze gemaakt om de doorbraaktafels jeugdhulp en passend onderwijs anders in te richten. Doel was om nog sneller en beter passende hulpverlening te vinden voor jongeren voor wie het reguliere aanbod geen oplossing biedt. Een jaar na de start van de doorbraaktafels besloten de initiatiefnemers om deze tafels op hun effect te onderzoeken. WagenaarHoes werd gevraagd de evaluatie uit te voeren.
Domein zonder eigenaar
De doorbraaktafels zijn voorbeelden van samenwerkingsvraagstukken binnen een domein zonder eigenaar. Bedoeld om te voorkomen dat leerlingen thuis komen te zitten, doordat vanuit het onderwijs en de jeugdhulp geen tijdige oplossingen beschikbaar komen. Niemand is als enige eigenaar van zo’n probleem. Partijen kunnen slechts gezamenlijk tot oplossingen komen. Dat dit ingewikkeld is – en daardoor zijn samenwerkingsverbanden ook te verontschuldigen – mag blijken uit het feit dat in 2021 zelfs een wetsvoorstel ‘doorbraakaanpak onderwijs en jeugdhulp’ is verschenen. Met verwachte positieve effecten voor de samenwerkingsverbanden én voor de kinderen en hun ouders.
Als WagenaarHoes herkennen wij deze samenwerkingsproblematiek. Deze doet zich vaak voor op het snijvlak van verschillende organisaties, met veelal verschillende doelen, financieringsvormen, werkcultuur en/of werkwijzen. Dit is op het snijvlak van onderwijs en jeugdhulp niet anders. Dat problemen als deze alleen door samenwerking opgelost kunnen worden, wil nog niet zeggen dat samenwerken vanzelfsprekend goed gaat. Mensen doen hun uiterste best, maar goede oplossingen vinden blijft lastig. Vinger aan de pols houden is daarom belangrijk.
Evaluatie met korte doorlooptijd en praktische handvatten
De samenwerkingsverbanden en de regio hadden behoefte aan een toekomstgerichte evaluatie. Maar wel een van het type ‘korte klap’. In ons perspectief zou een toekomstbestendige evaluatie om meer vragen, dan kijken naar het proces alleen. Het begint al met de vraag of de deelnemers een gezamenlijk beeld hebben. Het vergt ook om een beetje uit te zoomen. Verder kijken dan de afspraken zoals ze op papier staan. Vertaling geven aan definities, bijvoorbeeld van rollen en bevoegdheden. Welke veronderstellingen bestaan er en kloppen ze ook? Is er sprake van belemmerende overtuigingen?
Voor de uitvoering van de evaluatie kozen wij voor een combinatie van kwalitatief onderzoek en het bestuderen van schriftelijke bronnen. Het kwalitatieve onderzoek bestond uit interviews met alle typen stakeholders. We deden dat aan de hand van een conceptueel model voor het goed organiseren van maatwerk binnen systemen die voornamelijk op routine zijn ingericht. Dat model gebruiken wij vaak, omdat het helpt snel inzichtelijk te maken wat er goed geregeld is en waar nog winst te behalen is.
Wij hebben deze aanpak gekozen vooral om bloot te leggen of de huidige werkwijze van de doorbraaktafels optimaal bijdraagt aan de bedoeling en waar nog mogelijkheden tot verbetering zijn. Binnen enkele weken waren wij in staat om onze bevindingen te presenteren.
Wat valt op?
Onze bevindingen zijn voor de opdrachtgevers. Wat we wel kunnen aangeven, is dat het persoonlijke commitment van de deelnemers aan doorbraaktafels een belangrijke succesfactor is. Pragmatisch en snel handelen zijn dat ook. Onafhankelijk voorzitters zijn een succesfactor. Ook belangrijk is duidelijkheid over wie waarom en met welk mandaat aan tafel hoort te zitten. Doorbraaktafels werken alleen als je ook ‘aan tafel’ de doorbraak kunt afspreken. Aandacht voor het vastleggen en opvolgen van afspraken die in het overleg worden gemaakt helpt om ook daadwerkelijk het beoogde resultaat te bereiken en het gezamenlijke commitment vast te houden ook wanneer de gekozen oplossingen soms schuren in de eigen organisatie.
Succesvol èn belemmerend bleek de weinig scherpe afbakening/triage. Dit maakt de doorbraaktafels laagdrempelig en draagt bij aan gebruik van de doorbraaktafel, maar draagt ook bij aan onduidelijkheid over de positionering en mogelijk suboptimale inzet van de doorbraaktafels.
Daarnaast is het belangrijk om ook realistisch te zijn over de grenzen van wat aan een doorbraaktafel kan worden opgelost. Het functioneren en de effectiviteit van een doorbraaktafel zijn niet los te zien van de context. Witte plekken in het regionale aanbod veroorzaken soms het vastlopen van casussen en belemmeren tegelijkertijd een doorbraak, waarbij de doorbraaktafel alleen op casusniveau kan repareren. Voor een structurele oplossing zijn andere actoren nodig. Daarom is het inrichten van een goed proces voor systeemleren van belang.
Wat verder opvalt, is dat met een compacte gerichte evaluatie snel een aantal praktische handvatten voor vergroten van de effectiviteit gegeven kunnen worden. En dat er nog veel te winnen valt door meer te delen tussen regio’s over wat werkt en hoe je dat slim organiseert. De evaluatie in Zuidoost Utrecht smaakt wat ons betreft daarom naar meer. Al was het maar omdat de problematiek zich niet aan territoriale grenzen houdt; zeker in het speciaal onderwijs reizen kinderen geregeld de gemeente- of zelfs regionale grens over.
Wij denken graag mee met regionale samenwerkingsverbanden. Ook geïnteresseerd in zo’n korte klap evaluatie? Of wilt u eens vrijblijvend sparren? Dan komen wij graag langs.
