Door Frank Tromp, organisatieadviseur en programmamanager bij WagenaarHoes
In complexe veranderprogramma’s die ik van dichtbij mag waarnemen, ontbreekt het
vaak aan een methodiek voor programmamanagement, waardoor aspecten als de
governance, de programmastructuur en de veranderstrategie nog al eens
tekortschieten. Met als gevolg dat deze programma’s, bijvoorbeeld door
veranderingen in de context, geen materiële bijdrage meer leveren aan de
strategische doelen van organisaties.
Veranderprogramma’s: Complex en dynamisch
Programma’s zijn in de regel tamelijk complex. Zij omvatten diverse projecten en
initiatieven met verschillende doelen en belanghebbenden. Het aantal te beheersen aspecten is daarmee aanzienlijk en de dynamiek is daarmee ook groot. Door de lange doorlooptijd van een programma zijn veranderingen in de context meer regel dan uitzondering. En dat vraagt dus enerzijds om stevige beheersing en anderzijds om voldoende flexibiliteit en adaptiviteit.
Op koers houden van een programma
Een programmamanagement methodiek als ‘Managing Successful Programmes’,
afgekort MSP, biedt houvast bij het op koers houden van programma’s. Het biedt een gestructureerd raamwerk dat specifiek is ontworpen voor het beheren van complexe programma’s, waarmee programmamanagers in staat zijn om op consistente wijze de scope, doelstellingen, risico’s, stakeholders en andere essentiële aspecten te identificeren en te beheren. Hierdoor kunnen organisaties de complexiteit van programma’s beter beheersen en tegelijkertijd de strategische doelen blijven nastreven, zelfs in een complexe, dynamische omgeving.
Hanteren van weerstand
Programma’s zijn in de regel tamelijk complex. Zij omvatten diverse projecten en
initiatieven met verschillende doelen en belanghebbenden. Het aantal te beheersen aspecten is daarmee aanzienlijk en de dynamiek is daarmee ook groot. Door de lange doorlooptijd van een programma zijn veranderingen in de context meer regel dan uitzondering. En dat vraagt dus enerzijds om stevige beheersing en anderzijds om voldoende flexibiliteit en adaptiviteit.
Brug naar projectmanagement
MSP speelt bovendien een cruciale rol als een brug tussen project- en programmamanagement. Er zijn namelijk belangrijke verschillen tussen programma- en projectmanagement. Een projectmanagementmethodiek als Prince2 richt zich op het beheren van afgebakende, tijdelijke inspanningen met als doel een specifiek product, dienst of resultaat te leveren binnen vastgestelde tijd, budget en scope. Aan de andere kant richt programmamanagement zich op het coördineren en sturen van meerdere gerelateerde projecten en activiteiten, vaak met een strategische focus en met als doel grotere organisatorische veranderingen of transformaties te realiseren. Een programma kent vaak een langere looptijd en minder concrete doelen.
MSP biedt dus een raamwerk voor het effectief beheren van programma’s die bestaan uit meerdere onderling verbonden projecten, en zorgt ervoor dat deze projecten bijdragen aan de overkoepelende strategische doelstellingen van de organisatie. Daardoor zijn organisaties beter in staat om hun strategische visie om te zetten in concrete resultaten door middel van goed gecoördineerde programma’s.
Vergroten van verandervermogen
Programmamanagement is een middel en geen doel op zich. Voorkomen moet worden dat MSP leidt tot een onnodig bureaucratisch circus. Mijn advies zou dan ook zijn om MSP niet te zien als slechts een set van richtlijnen, maar als een filosofie die de kern vormt van effectief programmamanagement. Investeer tijd en middelen in het begrijpen en implementeren van MSP en pas de methodiek toe waar dat van waarde kan zijn. Het zal niet alleen de slagkracht van de programma’s vergroten, maar ook het vermogen van de organisatie om succesvol veranderingen te realiseren die bijdragen aan de strategische doelen.
Wilt u meer weten over de praktische toepassing van een programmamanagementmethodiek als MSP? Frank Tromp gaat graag het gesprek met u aan: frank.tromp@wagenaarhoes.nl
